# Prenotazioni

URL: https://supporto.leggimenu.it/ordini-e-prenotazioni/prenotazioni/
Sezione: Ordini e Prenotazioni
Aggiornato: 2026-06-18

> Ricevi e gestisci le prenotazioni tavolo dal gestionale: fasce orarie, coperti, conferme, SOLD OUT e reminder automatico anti no-show.

Le **Prenotazioni** trasformano il tuo menu digitale in un mini sistema di booking: il cliente sceglie data, ora e numero di persone direttamente dal menu, tu ricevi la richiesta nel gestionale e decidi se confermare. Sopra c'è un motore di **fasce orarie con coperti massimi**, **SOLD OUT** per chiudere giornate o turni, **reminder automatico** il giorno prima per ridurre i no-show e notifiche multi-canale per non perdere nemmeno una richiesta.

Le prenotazioni online sono parte dell'estensione . La generazione automatica delle fasce orarie con l'intelligenza artificiale è un di più dell'estensione . Senza estensione vedi comunque la sezione Prenotazioni nel menu laterale, ma non puoi attivarla.
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## Come funziona

Il flusso è lineare e dura sempre gli stessi pochi passi:

1. Il cliente apre il tuo menu digitale e tocca **Prenota**.
2. Sceglie data, ora (tra quelle che hai reso disponibili) e numero di persone, poi lascia nome, telefono ed email.
3. Il gestionale crea la prenotazione in stato **In attesa** e ti avvisa con email, WhatsApp, SMS, Telegram e campanella in alto a destra (i canali che hai attivato).
4. Tu apri la sezione **Prenotazioni** e con un clic confermi, modifichi o annulli. Il cliente riceve un'email automatica con la decisione.
5. La sera prima del servizio, per le prenotazioni Confermate, il sistema invia da solo un'email di promemoria al cliente.

Disponibilità e orari proposti al cliente sono governati da tre cose: le **fasce orarie** che imposti, il numero massimo di **coperti** per fascia e gli eventuali **SOLD OUT** che hai inserito. Tutto il resto (anagrafica cliente, ricezione notifiche, archivio) è automatico.

## Prima di iniziare: attiva le prenotazioni

Prima di poter ricevere prenotazioni devi fare due cose, una volta sola, dalle Impostazioni del gestionale: **accendere l'interruttore** delle prenotazioni e creare almeno una **fascia oraria** (i giorni, gli orari e il numero di coperti che vuoi accettare). Con Premium Plus puoi anche generare le fasce descrivendole a parole all'AI. Trovi tutta la procedura, campo per campo, nell'articolo dedicato.

 Prenotazione"
	href="/impostazioni/prenotazione/"
	description="Attiva le prenotazioni e configura le fasce orarie con giorni, orari e coperti, anche con l'aiuto dell'AI."
/>

Anche se hai un solo turno serale, vale comunque la pena attivare le prenotazioni: ti tieni libero il cellulare e i clienti ricevono una conferma scritta che dimezza i fraintendimenti.
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## La lista delle prenotazioni

Da **Ordini e Prenotazioni** > **Prenotazioni** nel menu laterale apri l'elenco con tutte le richieste ricevute. La vista di default sono le **Prenotazioni aperte** (oggi e tutte quelle future); in alto a destra trovi il bottone **Archivio Prenotazioni** per consultare le passate.

(Screenshot: Elenco prenotazioni con i filtri in alto (data, fascia oraria, stato, ricerca) e le righe colorate per stato)

Ogni riga della lista mostra:

| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| **Data**Giorno della prenotazione, sempre in evidenza | Quando il cliente vuole venire |
| **Ora**L'orario scelto tra le fasce disponibili | Slot di servizio |
| **Persone**Numero di coperti richiesti | Quanti tavoli o sedie ti servono |
| **Dati Cliente**Nome, email cliccabile e telefono cliccabile | Per contattare al volo chi prenota |
| **Note**Messaggio del cliente al momento della prenotazione + nota interna del gestore | Allergie, richieste speciali, promemoria |
| **Stato**In attesa, Confermata, Annullata o SOLD OUT | Lo trovi colorato (giallo, verde, rosso, rosso pieno) |

In alto puoi filtrare per **data**, **fascia oraria** (popolata dalle fasce realmente usate), **stato** e cercare a testo libero su nominativo o email. I filtri si combinano: imposta data + stato per vedere solo le Confermate di sabato.

A destra di ogni riga trovi tre icone azione: **Visualizza**, **Gestisci** ed **Elimina**.

## Crea una prenotazione manuale

Quando un cliente chiama al telefono o si presenta di persona, lo registri in 30 secondi con il bottone verde **Nuova Prenotazione** in alto a destra.

(Screenshot: Modulo Nuova Prenotazione con lo stato Confermata selezionato, i campi data, orario e persone, i dati cliente e la Nota Gestore)

1. Clicca **Nuova Prenotazione** in alto a destra.

2. Scegli lo **stato** iniziale: **Confermata** (default, l'hai già accettata al telefono) oppure **In attesa** (devi ancora valutare).

3. Compila **Data**, **Orario** e **Persone**. L'elenco a tendina dell'orario mostra prima le tue fasce preimpostate, poi tutti gli orari liberi (i minuti selezionabili sono 00, 15, 20, 30, 40 e 45).

4. Inserisci i dati del cliente: **Nominativo**, **Email**, **Prefisso e Telefono**. Aggiungi una **Nota Gestore** interna se ti serve (es. "tavolo vista mare").

5. Spunta le caselle marketing solo se il cliente lo ha autorizzato a voce. La spunta **Privacy** è obbligatoria.

6. Clicca **Salva prenotazione**.

Al salvataggio il sistema controlla la disponibilità contro le fasce orarie. Se la data e l'ora che hai scelto **non rientrano** in nessuna fascia attiva (o sono in SOLD OUT), ricevi un avviso giallo: puoi comunque forzare il salvataggio cliccando **Conferma**, oppure tornare indietro e correggere.

In ogni caso il cliente riceve un'**email** con i dettagli della prenotazione e lo stato in cui l'hai messa.

Crea le prenotazioni telefoniche come **Confermata** fin da subito: così il cliente riceve un'email pulita di conferma, e il giorno prima parte anche il reminder anti no-show.
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## Visualizza e gestisci una prenotazione

Dalla lista hai due livelli di approfondimento.

**Visualizza** (icona occhio) apre una scheda di sola lettura con: data, ora, persone, nominativo, email cliccabile (`mailto:`), telefono cliccabile (`tel:`), messaggio del cliente, nota gestore e stato corrente. È la vista che usi al volo per controllare i dettagli senza modificarli.

**Gestisci** (icona ingranaggio) apre il modulo di modifica vero e proprio. Da qui puoi:

- cambiare lo **stato** tra Annullata, In attesa, Confermata (bottoni a segmento in alto);
- modificare **data**, **orario** e **numero di persone**;
- aggiungere o aggiornare la **Nota Gestore** interna.

(Screenshot: Finestra Gestisci Prenotazione con i pulsanti di stato in alto, il messaggio del cliente in evidenza, la Nota Gestore e il bottone Aggiorna Prenotazione)

Quando salvi, il sistema:

1. controlla la disponibilità se hai **aumentato** il numero di persone (per non sforare i coperti residui della fascia);
2. ti chiede una conferma con popup;
3. invia un'**email automatica al cliente** con le modifiche e il nuovo stato.

> **Aumento persone**
Se aumenti i coperti oltre la capienza residua della fascia, ricevi un avviso giallo: puoi forzare comunque il salvataggio o ridurre le persone. Il cliente non vede il dato sulle fasce, ma tu sai che stai andando sopra al tuo limite teorico.
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> **Prenotazioni passate**
Modificare una prenotazione già passata è possibile, ma dopo il salvataggio sparisce dalle Prenotazioni aperte e finisce nell'Archivio (la trovi dal bottone Archivio Prenotazioni). Usa questa modifica per correggere dati storici o aggiungere note a posteriori, non per riprogrammarla.
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## Elimina una prenotazione

Se ti serve cancellare una richiesta, clicca l'icona del **cestino rosso** sulla riga corrispondente. Ti viene chiesta conferma.

> **Azione irreversibile**
L'eliminazione cancella la prenotazione dal database **senza inviare email al cliente** e senza lasciarla nello storico. Non c'è recupero. Per la maggior parte dei casi è meglio **Annullarla** (vedi sotto): il cliente resta avvisato e la prenotazione resta tracciata.
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Differenze pratiche:

| Operazione | Effetto |
|---|---|
| **Annulla** (stato Annullata via Gestisci)Cambia solo lo stato. Il record rimane nella lista, colorato in rosso, e il cliente riceve un'email con la decisione | Storico mantenuto, cliente informato |
| **Elimina** (icona cestino)Rimuove fisicamente la riga. Niente email al cliente, nessuna traccia nel gestionale | Sparizione totale, irreversibile |

## Blocca le prenotazioni con SOLD OUT

Quando una giornata o un turno è chiuso (ferie, evento privato, fiera, tutto pieno per altri canali), non disattivare le fasce: usa **SOLD OUT**. Bloccherai la disponibilità solo per quella data, lasciando intatto il calendario degli altri giorni.

(Screenshot: Finestra Nuova data di SOLD OUT con il campo Data e l'elenco a tendina Orario impostato su Tutto il giorno)

1. Nella lista Prenotazioni clicca il bottone rosso **Crea SOLD OUT** in alto a destra.

2. Scegli la **Data** del blocco.

3. Nell'elenco a tendina **Orario** lascia **Tutto il giorno** per chiudere l'intera giornata, oppure deseleziona e scegli **una o più fasce specifiche** (es. solo il pranzo).

4. Clicca **Salva data di SOLD OUT**.

Da quel momento il cliente che apre il menu non vede più gli slot bloccati per quella data. Il SOLD OUT appare nella lista come una riga dedicata, con stato rosso pieno "SOLD OUT". Per riaprire la disponibilità, basta eliminarlo dal cestino rosso sulla sua riga.

> **Ferie ricorrenti**
Per la chiusura settimanale (es. lunedì sempre chiuso) non serve creare un SOLD OUT ogni settimana: ti basta non includere il lunedì nei **Giorni** delle fasce orarie. Il SOLD OUT è pensato per chiusure occasionali e date specifiche.
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## Reminder automatico anti no-show

Una delle funzioni più amate della sezione è quella che lavora da sola: il **promemoria del giorno prima**.

Il giorno che precede il servizio, ogni cliente con una prenotazione in stato **Confermata** riceve un'email di reminder con i dati della propria prenotazione. Niente da configurare: si accende da solo nel momento in cui attivi le prenotazioni.

> **Riduce i no-show senza che tu faccia nulla**
È la stessa email che i grandi sistemi di booking inviano per ridurre le mancate presentazioni. La attivi una volta nelle Impostazioni e poi non ci pensi più: ogni notte il sistema controlla le Confermate del giorno seguente e parte da solo.
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Il reminder NON viene inviato per:

- prenotazioni **In attesa** (devono prima diventare Confermate);
- prenotazioni **Annullate**;
- date in **SOLD OUT**.

## Ricevi le notifiche al volo

Tutto il sistema di prenotazione perderebbe valore se tu scoprissi le richieste solo aprendo il gestionale. Per questo, quando arriva una nuova prenotazione, ricevi un avviso sui canali che hai attivato nelle Impostazioni:

- **Email** sull'indirizzo del locale, con il dettaglio completo della prenotazione e il bottone per aprirla nel gestionale;
- **WhatsApp**, **SMS** o **Telegram** sul numero/canale che hai configurato come Notifiche Mobile;
- **Campanella** in alto a destra del gestionale (con badge contatore).

Il cliente che prenota entra automaticamente nella tua **anagrafica clienti**, con i consensi marketing che ha spuntato in fase di prenotazione.

 Notifiche"
	href="/impostazioni/notifiche/"
	description="Scegli quali canali usare per essere avvisato delle nuove prenotazioni e per quali eventi attivarli."
/>

Lo stesso vale per le modifiche che fai tu dalla scheda Gestisci: ogni volta che salvi un cambio di stato, data, ora o persone, il **cliente riceve un'email** automatica con i nuovi dettagli, in modo che non ci sia ambiguità sulla prenotazione finale.

## Cosa fai con il piano gratuito e cosa sblocchi con un'estensione

| Con il piano gratuito | Con un'estensione |
|---|---|
| Niente prenotazioni online dal menu digitaleVedi la sezione Prenotazioni nel menu laterale ma non la puoi attivare | **Prenotazioni complete**: pulsante Prenota sul menu, fasce orarie con coperti, gestione stati, SOLD OUT, reminder automatico, notifiche multi-canalePremium |
| Solo prenotazioni gestite a voce per telefono o di personaNiente storico, niente reminder, niente coordinamento automatico | **Generatore fasce orarie con AI**: descrivi a parole il tuo calendario e il sistema crea le fascePremium Plus |

## Vedi anche

	 Prenotazione"
		href="/impostazioni/prenotazione/"
		description="L'interruttore di attivazione, le fasce orarie e il generatore AI."
	/>
	 Notifiche"
		href="/impostazioni/notifiche/"
		description="Scegli email, WhatsApp, SMS e Telegram per essere avvisato delle nuove prenotazioni."
	/>
	
	

## Domande frequenti

### Posso ricevere prenotazioni online senza configurare nessuna fascia oraria?
No. Senza almeno una fascia oraria attiva, il menu non ha orari da proporre al cliente e il pulsante Prenota non mostra disponibilità. Configura almeno una fascia, anche generica (es. tutti i giorni alle 20\:00 con 50 coperti), poi affinerai più avanti.

### Cosa vede il cliente quando prenota dal menu digitale?
Vede un modulo semplice: data, ora (solo gli slot disponibili in base alle tue fasce e ai coperti residui), numero persone, suoi dati di contatto e un campo messaggio libero. Quando conferma, riceve subito un'email di ricevuta con lo stato della prenotazione.

### Il cliente viene avvisato se cambio o annullo la prenotazione?
Sì, ogni volta che usi **Gestisci** e salvi una modifica (cambio di stato, data, ora, persone), il sistema invia un'email automatica al cliente con i nuovi dettagli. L'**unica eccezione** è l'eliminazione dal cestino: in quel caso non parte nessuna email. Per cancellare avvisando il cliente, usa lo stato Annullata.

### Come blocco una giornata di chiusura straordinaria?
Per una chiusura occasionale (ferie, evento privato, fiera) crea un **SOLD OUT** sulla data, lasciando "Tutto il giorno" nell'elenco a tendina degli orari. Per chiusure ricorrenti settimanali (es. lunedì sempre chiuso), invece, non includere quel giorno nei **Giorni** delle tue fasce orarie: è più pulito che inserire un SOLD OUT ogni lunedì.

### I miei coperti si riducono in tempo reale quando i clienti prenotano?
Sì. Ogni fascia ha un tetto di coperti che imposti tu. Man mano che i clienti prenotano in quello slot, il numero residuo scende; quando arriva a zero, il sistema rimuove la fascia dalle scelte disponibili sul menu pubblico. Tu vedi sempre l'elenco completo delle prenotazioni nella lista.

### La funzione di prenotazione costa qualcosa al cliente?
No. Il cliente prenota gratis dal tuo menu digitale, esattamente come farebbe con una telefonata. Il costo dell'estensione lo paghi tu come gestore (vedi Le tue Estensioni).

### Posso usare le prenotazioni anche per eventi, degustazioni o serate a tema?
Sì, sfruttando il campo **Nota** delle fasce orarie. Crea una fascia dedicata alla data dell'evento (es. solo il 20 dicembre, alle 20\:00, 80 coperti, nota "Cena di gala — menu degustazione 5 portate") e il cliente legge tutto direttamente nell'orario quando sceglie.

## Video Tutorial

(Video: Tutorial: come configurare e usare le prenotazioni su leggimenu)