Conti e Pagamenti
La sezione Conti & Pagamenti è il cuore della cassa del tuo locale dentro leggimenu: qui vedi tutti i conti emessi, ne crei di nuovi a mano, li gestisci, li invii al cliente e li incassi. Il pagamento può avvenire online (con carta, tramite Stripe) oppure in cassa, come hai sempre fatto.
Come funziona
Un conto in leggimenu è semplicemente la richiesta di saldo di un'esperienza al tuo locale. Può nascere in tre modi diversi:
- Lo chiede il cliente dal menu digitale. Se hai attivato la funzione Chiedi il Conto, al tavolo il cliente preme un bottone e tu lo vedi comparire qui in tempo reale. Se hai attivato anche il Pagamento Online, il cliente può pagarlo subito con carta dal proprio telefono.
- Nasce da un ordine pagato online. Quando un ordine da asporto o con delivery viene pagato online dal cliente, il sistema crea in automatico il conto collegato, già Pagato. Gli ordini gestiti in cassa (contanti o carta al banco) non generano invece un conto in automatico.
- Lo crei tu a mano. Apri Nuovo Conto dalla barra in alto e compili tu i campi: utile quando il cliente ti ha pagato in cassa senza passare dal menu digitale, oppure quando vuoi mandargli il link di pagamento via WhatsApp.
Ogni conto ha sempre due informazioni chiave: il tipo di pagamento (Online o In Cassa) e lo stato (Da pagare, Pagato, Annullato, ecc.). Da questi due valori si capisce a colpo d'occhio cosa è successo.
Collegare un conto a un ordine: in automatico o a mano
Conti e ordini viaggiano in coppia. Il collegamento a un ordine al tavolo, da asporto o con delivery può avvenire in due modi:
- In automatico. Quando un ordine da asporto o con delivery viene pagato online, il sistema crea da solo il conto già collegato: lo ritrovi nella lista con l'ordine agganciato nella colonna Ordine, già Pagato, senza fare nulla. Gli ordini gestiti in cassa non generano un conto automatico.
- A mano. Quando crei un Nuovo Conto (o ne gestisci uno esistente) puoi agganciarlo a un ordine già presente scegliendolo dall'elenco a tendina: trovi tutti gli ordini al tavolo, da asporto e delivery del giorno non ancora associati a un conto. Appena lo selezioni, il dettaglio dei piatti e il totale si precompilano da soli, senza riscrivere niente.
L'elenco degli ordini da agganciare a mano richiede l'estensione Premium con almeno un canale ordini attivo. Senza, crei comunque il conto scrivendo tu il totale.
Prima di iniziare: il Pagamento Online
In alto nella lista dei conti, accanto al bottone Nuovo Conto, vedi un'etichetta dedicata al Pagamento Online. Cambia colore in base allo stato del collegamento con Stripe:
| Etichetta | Cosa significa |
|---|---|
| Non attivo (badge rosso) | Non hai ancora acceso l'interruttore Pagamento Online dalle Impostazioni. I conti restano tutti In Cassa. |
| Non configurato (badge giallo) | Hai attivato il Pagamento Online ma non hai ancora collegato il tuo conto bancario tramite Stripe. |
| Configurazione incompleta (badge giallo) | Stripe ha bisogno ancora di qualche dato (di solito documenti di verifica). I pagamenti non vengono ancora accettati. |
| Attivo (badge verde) | Tutto pronto: i clienti possono pagare online e gli incassi arrivano sul tuo IBAN. |
L'attivazione vera e propria, il collegamento a Stripe, le commissioni e la scelta dei canali (tavolo, asporto, delivery) si configurano in una pagina dedicata delle Impostazioni.
La lista dei conti
La pagina principale è una tabella che elenca tutti i conti del tuo locale, dal più recente al più vecchio.
Le colonne che vedi sono:
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| # Numero progressivo del conto. Cliccaci sopra per aprire la gestione. | Identificativo univoco |
| Data Creazione Quando il conto è stato emesso (data e ora). | Filtrabile con il selettore in alto |
| Tavolo Tavolo collegato al conto, se presente. Cliccabile per aprire la gestione. | Nome o numero del tavolo |
| Pagamento Canale di pagamento scelto. | Online (badge verde) oppure In Cassa (badge azzurro) |
| Ordine Eventuale ordine collegato al conto. | Link al dettaglio dell'ordine (Tavolo, Asporto o Delivery) |
| Descrizione Annotazione libera che hai scritto tu sul conto. | Testo breve, tooltip per la versione lunga |
| Totale Importo finale del conto, IVA inclusa, con eventuali sconti e mancia. | Importo in valuta |
| Nota cliente Messaggio lasciato dal cliente nel menu digitale. | Testo breve, tooltip per la versione lunga |
| Stato Situazione attuale del conto. | Da pagare, Pagato, Annullato, Rimborsato, Fallito |
| Transazione Codice della transazione Stripe (solo per i conti pagati online). | Link diretto al dettaglio sulla Dashboard di Stripe |
| Azioni Le icone in fondo alla riga per gestire, inviare ed eliminare il conto. | Vedi il paragrafo dedicato |
In fondo alla tabella trovi il Totale complessivo: la somma di tutti i conti mostrati (rispetta i filtri attivi). Comodo per fare un confronto veloce con la cassa di fine giornata.
Cercare e filtrare
Sopra la tabella hai due strumenti per trovare quello che ti serve:
- Barra di ricerca: cerca per nominativo del cliente, descrizione, nota, importo, numero conto, codice transazione, nome tavolo. Cerca in tutte le colonne in tempo reale.
- Data Creazione: seleziona un giorno specifico e la tabella mostra solo i conti emessi in quella data. Utile per la chiusura serale o la rendicontazione settimanale.
Creare un conto manuale
Il bottone verde Nuovo Conto in alto a destra apre il modulo di creazione. Lo usi quando un cliente non è passato dal menu digitale ma vuoi comunque emettere un conto tracciato dentro leggimenu, oppure quando vuoi mandargli un link di pagamento via WhatsApp.
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Apri la sezione Conti & Pagamenti dal menu laterale del gestionale e clicca il bottone verde Nuovo Conto in alto a destra.
Il modulo Nuovo Conto: scegli stato e tipo di pagamento, agganci un ordine e i campi si precompilano da soli. -
Scegli lo Stato iniziale del conto fra Da pagare, Pagato o Annullato.
Se il cliente ti ha già pagato in contanti, parti direttamente da Pagato: il conto entrerà già chiuso. Se invece stai per mandare il link di pagamento online, lascia Da pagare.
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Seleziona il Tipo di pagamento: In Cassa (contanti, bancomat fisico, carta direttamente al banco) oppure Online (carta tramite Stripe).
L'opzione Online è disponibile solo se hai attivato il Pagamento Online. Altrimenti la vedi disattivata.
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(Opzionale) Collega un Ordine del giorno. Trovi nell'elenco a tendina tutti gli ordini al tavolo, da asporto e delivery che non sono ancora stati associati a un conto.
Quando colleghi un ordine, il dettaglio dei piatti e il totale vengono riportati automaticamente nei campi sotto: non devi riscrivere niente.
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Indica il Tavolo del cliente.
Se hai l'estensione Premium attiva con la gestione tavoli, scegli direttamente dall'elenco dei tuoi tavoli censiti. Senza Premium vedi invece un campo di testo libero in cui scrivere il nome o il numero del tavolo.
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Compila i dati del cliente: Nominativo, Email, WhatsApp con prefisso internazionale. WhatsApp è obbligatorio se vuoi poi inviare il conto in automatico.
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(Opzionale) Aggiungi una Descrizione: una nota libera che ti aiuta a ricordarti di che conto si tratta (es. "Cena gruppo Marco - sala interna").
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Inserisci o controlla Subtotale, Sconto (in valuta o in percentuale) e verifica il Totale calcolato in automatico. Usa il punto (.) per i decimali.
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Se il cliente è presente, fai spuntare il consenso obbligatorio alla Privacy (e, se vuole, i due consensi marketing per leggimenu e per il tuo locale).
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Salva con uno dei due bottoni in fondo:
- Salva conto: registra il conto senza notificare il cliente. Lo usi quando ti basta tracciare l'incasso.
- Salva e invia conto: salva il conto e invia subito un messaggio WhatsApp al cliente con il link per visualizzarlo (e pagarlo, se Online). Chiede una conferma prima di partire.
Gestire un conto esistente
Cliccando sul numero (la colonna #), sul nome del Tavolo o sull'icona a forma di ingranaggio (Gestisci conto) si apre la stessa modale in modalità modifica.
Qui puoi:
- Cambiare lo stato con i tre bottoni in alto: Da pagare → Pagato (incassato in cassa) o → Annullato.
- Cambiare l'ordine o il tavolo collegato.
- Aggiornare i dati del cliente, la descrizione, il subtotale, lo sconto.
- Vedere la data di creazione e la transazione Stripe (se il conto è stato pagato online), con link diretto alla Dashboard di Stripe per verifiche contabili.
La Mancia
Trovi un campo Mancia in sola lettura. Si valorizza solo quando il cliente, dal menu digitale, decide di lasciartene una in fase di pagamento. Tu come gestore non puoi inserirla dal gestionale: è una scelta che resta sempre del cliente.
Disputa Stripe e Rimborsi
Quando un conto pagato online riceve una disputa (il cliente contesta il pagamento alla sua banca) o un rimborso, leggimenu mostra in cima alla pagina di gestione due banner informativi:
- Disputa Stripe attiva (banner giallo): mostra lo stato della disputa, le date di apertura e chiusura, e include un bottone Apri su Stripe Dashboard per gestire la pratica e caricare le evidenze. Stripe stesso ti avvisa via email; leggimenu replica l'informazione qui per chiarezza contabile.
- Rimborso effettuato (banner azzurro): riporta l'importo rimborsato e la data, sia per i rimborsi totali sia per quelli parziali.
In più, sulla riga della lista compare un piccolo triangolo giallo di avvertimento accanto allo stato, se è in corso una disputa: passandoci sopra vedi il messaggio di alert.
Inviare il conto al cliente
Ogni riga della lista ha un'icona Invia conto (la freccetta che esce dal riquadro): cliccandoci si apre un piccolo elenco con tre opzioni di invio.
| Opzione | Come funziona |
|---|---|
| WhatsApp (notifica automatica) | leggimenu invia direttamente un messaggio WhatsApp al numero del cliente che è registrato sul conto, con il link al conto sul menu digitale. Tu non devi aprire nulla: parte tutto in automatico. |
| WhatsApp (condivisione manuale) | Apre WhatsApp Web (o l'app sul telefono) con un messaggio già scritto. Scegli tu a chi mandarlo e premi invia. |
| Telegram (condivisione manuale) | Stessa logica della precedente ma su Telegram: apre la finestra di condivisione, scegli il destinatario e mandi. |
Esiste anche una scorciatoia: quando crei o gestisci un conto, il bottone verde Salva e invia conto fa il salvataggio e parte subito con l'invio automatico WhatsApp, in un colpo solo. È il flusso più comune quando emetti il conto e vuoi che il cliente lo riceva immediatamente.
Quando il cliente apre il link, vede il conto direttamente nel menu digitale del tuo locale, con il dettaglio dell'ordine e il pulsante per pagare online (se hai attivato il Pagamento Online).
Gli stati di un conto
Ogni conto ha sempre uno di questi stati. Imparare a riconoscerli è essenziale per capire al volo cosa è successo a ogni transazione.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Da pagare (giallo) | Il conto è stato emesso ma non ancora saldato. Il cliente non ha ancora completato il pagamento online, oppure non hai ancora incassato i contanti. |
| Pagato (verde) | Il conto è stato saldato. Se era Online, l'incasso è già su Stripe e finirà sul tuo IBAN; se era In Cassa, hai già il denaro. |
| Rimborso Parziale (verde con dicitura azzurra) | Il conto è ancora Pagato ma è stato rimborsato in parte (es. uno scontrino contestato su una sola portata). Trovi l'importo rimborsato nel banner azzurro dentro la gestione. |
| Rimborsato (azzurro) | Hai rimborsato l'intero importo al cliente. È uno stato terminale impostato in automatico da Stripe. |
| Fallito (rosso) | Il pagamento online non è andato a buon fine (carta rifiutata, 3D Secure interrotto, ecc.). Stato terminale automatico: per ritentare devi emettere un nuovo conto. |
| Annullato (rosso) | Hai annullato manualmente il conto. Non è considerato nell'incasso e resta in archivio solo come traccia storica. |
Accanto allo stato può comparire un triangolo giallo di alert: indica che su quel conto è aperta una disputa Stripe. Ti consigliamo di entrare subito nella gestione del conto e di seguire il link verso Stripe Dashboard per rispondere nei tempi previsti.
Eliminare un conto
Ogni riga ha un'icona di cestino: la eliminazione di un conto lo rimuove definitivamente dal gestionale.
Se il conto ha un pagamento in corso (cliente che sta inserendo i dati della carta in quel momento), leggimenu blocca l'eliminazione finché la transazione non si è chiusa, per evitare situazioni ambigue con Stripe. Aspetta qualche minuto e riprova.
Domande frequenti
Posso usare la sezione Conti senza il Pagamento Online?
Sì, certo. Anche senza Stripe collegato puoi creare conti manuali, collegarli agli ordini, inviarli al cliente via WhatsApp o Telegram e tenere traccia degli incassi in cassa. Il pagamento Online è solo una delle modalità: il resto della sezione funziona ugualmente.
Cosa significa quando uno stato dice "Fallito"?
Vuol dire che il cliente ha provato a pagare online ma la transazione non è andata a buon fine: di solito carta rifiutata, codice di sicurezza errato, autenticazione 3D Secure interrotta, fondi insufficienti. È uno stato terminale: per riprovare devi emettere un nuovo conto. Spesso però il cliente ritenta da solo subito dopo, e in quel caso lo vedi diventare Pagato senza che tu faccia nulla.
Il cliente può lasciare una mancia?
Sì, ma solo dal menu digitale. Al momento del pagamento online il cliente può scegliere se aggiungere una mancia e di che importo. La mancia compare poi sul conto dentro il gestionale, in sola lettura. Tu non puoi inserirla manualmente.
Come elimino un conto già pagato?
Tecnicamente puoi farlo (cestino sulla riga), ma non è consigliato: l'incasso resta su Stripe e nei tuoi report contabili nasce un buco. Se hai bisogno di annullare l'effetto contabile di un pagamento, la strada giusta è il rimborso da Stripe Dashboard: leggimenu lo registra in automatico e lo mostra come Rimborsato.
Posso modificare il totale di un conto già pagato?
No, il totale di un conto pagato online resta fissato: corrisponde all'importo realmente transitato dalla carta del cliente. Per importi diversi devi gestire un rimborso o emettere un nuovo conto.
Perché nel form Nuovo Conto non vedo nessun ordine nell'elenco?
L'elenco degli ordini disponibili da agganciare al conto richiede l'estensione Premium e che almeno uno dei tre canali ordini (al Tavolo, da Asporto, con Delivery) sia attivo e abbia ordini di oggi non ancora associati a un conto. Se l'elenco resta vuoto: o non hai Premium, o non hai attivato i canali ordini, o semplicemente in quel momento non ci sono ordini liberi. In tutti questi casi puoi comunque creare il conto a mano scrivendo tu il totale.
I conti vengono creati anche dagli ordini?
Solo quando l'ordine viene pagato online. Per gli ordini da asporto e con delivery pagati online, il sistema crea in automatico il conto collegato, già Pagato. Gli ordini gestiti in cassa non generano un conto automatico: in quel caso lo crei tu a mano e puoi agganciarlo all'ordine. Il conto al tavolo, invece, nasce quando il cliente usa Chiedi il Conto dal menu, anche senza un ordine collegato.
Dove vedo le commissioni che mi vengono trattenute?
La struttura delle commissioni (parte di leggimenu + parte di Stripe) è documentata nella pagina di attivazione del Pagamento Online. L'importo che ricevi sul tuo IBAN è già al netto delle commissioni: lo controlli sulla Dashboard di Stripe, voce per voce.