Prenotazioni
Le Prenotazioni trasformano il tuo menu digitale in un mini sistema di booking: il cliente sceglie data, ora e numero di persone direttamente dal menu, tu ricevi la richiesta nel gestionale e decidi se confermare. Sopra c'è un motore di fasce orarie con coperti massimi, SOLD OUT per chiudere giornate o turni, reminder automatico il giorno prima per ridurre i no-show e notifiche multi-canale per non perdere nemmeno una richiesta.
Come funziona
Il flusso è lineare e dura sempre gli stessi pochi passi:
- Il cliente apre il tuo menu digitale e tocca Prenota.
- Sceglie data, ora (tra quelle che hai reso disponibili) e numero di persone, poi lascia nome, telefono ed email.
- Il gestionale crea la prenotazione in stato In attesa e ti avvisa con email, WhatsApp, SMS, Telegram e campanella in alto a destra (i canali che hai attivato).
- Tu apri la sezione Prenotazioni e con un clic confermi, modifichi o annulli. Il cliente riceve un'email automatica con la decisione.
- La sera prima del servizio, per le prenotazioni Confermate, il sistema invia da solo un'email di promemoria al cliente.
Disponibilità e orari proposti al cliente sono governati da tre cose: le fasce orarie che imposti, il numero massimo di coperti per fascia e gli eventuali SOLD OUT che hai inserito. Tutto il resto (anagrafica cliente, ricezione notifiche, archivio) è automatico.
Prima di iniziare: attiva le prenotazioni
Prima di poter ricevere prenotazioni devi fare due cose, una volta sola, dalle Impostazioni del gestionale: accendere l'interruttore delle prenotazioni e creare almeno una fascia oraria (i giorni, gli orari e il numero di coperti che vuoi accettare). Con Premium Plus puoi anche generare le fasce descrivendole a parole all'AI. Trovi tutta la procedura, campo per campo, nell'articolo dedicato.
La lista delle prenotazioni
Da Ordini e Prenotazioni > Prenotazioni nel menu laterale apri l'elenco con tutte le richieste ricevute. La vista di default sono le Prenotazioni aperte (oggi e tutte quelle future); in alto a destra trovi il bottone Archivio Prenotazioni per consultare le passate.
Ogni riga della lista mostra:
| Colonna | Cosa contiene |
|---|---|
| Data Giorno della prenotazione, sempre in evidenza | Quando il cliente vuole venire |
| Ora L'orario scelto tra le fasce disponibili | Slot di servizio |
| Persone Numero di coperti richiesti | Quanti tavoli o sedie ti servono |
| Dati Cliente Nome, email cliccabile e telefono cliccabile | Per contattare al volo chi prenota |
| Note Messaggio del cliente al momento della prenotazione + nota interna del gestore | Allergie, richieste speciali, promemoria |
| Stato In attesa, Confermata, Annullata o SOLD OUT | Lo trovi colorato (giallo, verde, rosso, rosso pieno) |
In alto puoi filtrare per data, fascia oraria (popolata dalle fasce realmente usate), stato e cercare a testo libero su nominativo o email. I filtri si combinano: imposta data + stato per vedere solo le Confermate di sabato.
A destra di ogni riga trovi tre icone azione: Visualizza, Gestisci ed Elimina.
Crea una prenotazione manuale
Quando un cliente chiama al telefono o si presenta di persona, lo registri in 30 secondi con il bottone verde Nuova Prenotazione in alto a destra.
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Clicca Nuova Prenotazione in alto a destra.
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Scegli lo stato iniziale: Confermata (default, l'hai già accettata al telefono) oppure In attesa (devi ancora valutare).
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Compila Data, Orario e Persone. L'elenco a tendina dell'orario mostra prima le tue fasce preimpostate, poi tutti gli orari liberi (i minuti selezionabili sono 00, 15, 20, 30, 40 e 45).
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Inserisci i dati del cliente: Nominativo, Email, Prefisso e Telefono. Aggiungi una Nota Gestore interna se ti serve (es. "tavolo vista mare").
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Spunta le caselle marketing solo se il cliente lo ha autorizzato a voce. La spunta Privacy è obbligatoria.
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Clicca Salva prenotazione.
Al salvataggio il sistema controlla la disponibilità contro le fasce orarie. Se la data e l'ora che hai scelto non rientrano in nessuna fascia attiva (o sono in SOLD OUT), ricevi un avviso giallo: puoi comunque forzare il salvataggio cliccando Conferma, oppure tornare indietro e correggere.
In ogni caso il cliente riceve un'email con i dettagli della prenotazione e lo stato in cui l'hai messa.
Visualizza e gestisci una prenotazione
Dalla lista hai due livelli di approfondimento.
Visualizza (icona occhio) apre una scheda di sola lettura con: data, ora, persone, nominativo, email cliccabile (mailto:), telefono cliccabile (tel:), messaggio del cliente, nota gestore e stato corrente. È la vista che usi al volo per controllare i dettagli senza modificarli.
Gestisci (icona ingranaggio) apre il modulo di modifica vero e proprio. Da qui puoi:
- cambiare lo stato tra Annullata, In attesa, Confermata (bottoni a segmento in alto);
- modificare data, orario e numero di persone;
- aggiungere o aggiornare la Nota Gestore interna.
Quando salvi, il sistema:
- controlla la disponibilità se hai aumentato il numero di persone (per non sforare i coperti residui della fascia);
- ti chiede una conferma con popup;
- invia un'email automatica al cliente con le modifiche e il nuovo stato.
Elimina una prenotazione
Se ti serve cancellare una richiesta, clicca l'icona del cestino rosso sulla riga corrispondente. Ti viene chiesta conferma.
Differenze pratiche:
| Operazione | Effetto |
|---|---|
| Annulla (stato Annullata via Gestisci) Cambia solo lo stato. Il record rimane nella lista, colorato in rosso, e il cliente riceve un'email con la decisione | Storico mantenuto, cliente informato |
| Elimina (icona cestino) Rimuove fisicamente la riga. Niente email al cliente, nessuna traccia nel gestionale | Sparizione totale, irreversibile |
Blocca le prenotazioni con SOLD OUT
Quando una giornata o un turno è chiuso (ferie, evento privato, fiera, tutto pieno per altri canali), non disattivare le fasce: usa SOLD OUT. Bloccherai la disponibilità solo per quella data, lasciando intatto il calendario degli altri giorni.
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Nella lista Prenotazioni clicca il bottone rosso Crea SOLD OUT in alto a destra.
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Scegli la Data del blocco.
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Nell'elenco a tendina Orario lascia Tutto il giorno per chiudere l'intera giornata, oppure deseleziona e scegli una o più fasce specifiche (es. solo il pranzo).
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Clicca Salva data di SOLD OUT.
Da quel momento il cliente che apre il menu non vede più gli slot bloccati per quella data. Il SOLD OUT appare nella lista come una riga dedicata, con stato rosso pieno "SOLD OUT". Per riaprire la disponibilità, basta eliminarlo dal cestino rosso sulla sua riga.
Reminder automatico anti no-show
Una delle funzioni più amate della sezione è quella che lavora da sola: il promemoria del giorno prima.
Il giorno che precede il servizio, ogni cliente con una prenotazione in stato Confermata riceve un'email di reminder con i dati della propria prenotazione. Niente da configurare: si accende da solo nel momento in cui attivi le prenotazioni.
Il reminder NON viene inviato per:
- prenotazioni In attesa (devono prima diventare Confermate);
- prenotazioni Annullate;
- date in SOLD OUT.
Ricevi le notifiche al volo
Tutto il sistema di prenotazione perderebbe valore se tu scoprissi le richieste solo aprendo il gestionale. Per questo, quando arriva una nuova prenotazione, ricevi un avviso sui canali che hai attivato nelle Impostazioni:
- Email sull'indirizzo del locale, con il dettaglio completo della prenotazione e il bottone per aprirla nel gestionale;
- WhatsApp, SMS o Telegram sul numero/canale che hai configurato come Notifiche Mobile;
- Campanella in alto a destra del gestionale (con badge contatore).
Il cliente che prenota entra automaticamente nella tua anagrafica clienti, con i consensi marketing che ha spuntato in fase di prenotazione.
Lo stesso vale per le modifiche che fai tu dalla scheda Gestisci: ogni volta che salvi un cambio di stato, data, ora o persone, il cliente riceve un'email automatica con i nuovi dettagli, in modo che non ci sia ambiguità sulla prenotazione finale.
Cosa fai con il piano gratuito e cosa sblocchi con un'estensione
| Con il piano gratuito | Con un'estensione |
|---|---|
| Niente prenotazioni online dal menu digitale Vedi la sezione Prenotazioni nel menu laterale ma non la puoi attivare | Prenotazioni complete: pulsante Prenota sul menu, fasce orarie con coperti, gestione stati, SOLD OUT, reminder automatico, notifiche multi-canale Premium |
| Solo prenotazioni gestite a voce per telefono o di persona Niente storico, niente reminder, niente coordinamento automatico | Generatore fasce orarie con AI: descrivi a parole il tuo calendario e il sistema crea le fasce Premium Plus |
Vedi anche
Domande frequenti
Posso ricevere prenotazioni online senza configurare nessuna fascia oraria?
No. Senza almeno una fascia oraria attiva, il menu non ha orari da proporre al cliente e il pulsante Prenota non mostra disponibilità. Configura almeno una fascia, anche generica (es. tutti i giorni alle 20:00 con 50 coperti), poi affinerai più avanti.
Il cliente viene avvisato se cambio o annullo la prenotazione?
Sì, ogni volta che usi Gestisci e salvi una modifica (cambio di stato, data, ora, persone), il sistema invia un'email automatica al cliente con i nuovi dettagli. L'unica eccezione è l'eliminazione dal cestino: in quel caso non parte nessuna email. Per cancellare avvisando il cliente, usa lo stato Annullata.
Come blocco una giornata di chiusura straordinaria?
Per una chiusura occasionale (ferie, evento privato, fiera) crea un SOLD OUT sulla data, lasciando "Tutto il giorno" nell'elenco a tendina degli orari. Per chiusure ricorrenti settimanali (es. lunedì sempre chiuso), invece, non includere quel giorno nei Giorni delle tue fasce orarie: è più pulito che inserire un SOLD OUT ogni lunedì.
I miei coperti si riducono in tempo reale quando i clienti prenotano?
Sì. Ogni fascia ha un tetto di coperti che imposti tu. Man mano che i clienti prenotano in quello slot, il numero residuo scende; quando arriva a zero, il sistema rimuove la fascia dalle scelte disponibili sul menu pubblico. Tu vedi sempre l'elenco completo delle prenotazioni nella lista.
La funzione di prenotazione costa qualcosa al cliente?
No. Il cliente prenota gratis dal tuo menu digitale, esattamente come farebbe con una telefonata. Il costo dell'estensione lo paghi tu come gestore (vedi Le tue Estensioni).
Posso usare le prenotazioni anche per eventi, degustazioni o serate a tema?
Sì, sfruttando il campo Nota delle fasce orarie. Crea una fascia dedicata alla data dell'evento (es. solo il 20 dicembre, alle 20:00, 80 coperti, nota "Cena di gala — menu degustazione 5 portate") e il cliente legge tutto direttamente nell'orario quando sceglie.