Ordini con Delivery
Il delivery è il canale con cui ricevi ordini dal menu digitale e li consegni a domicilio al cliente. In questa pagina vedi tutti gli ordini di consegna in arrivo, li gestisci, li modifichi, li stampi per la cucina e li chiudi quando sono evasi. Qui si parla solo della gestione quotidiana: per accendere il canale e impostare costi, fasce orarie, CAP e modulo c'è la pagina dedicata nelle Impostazioni.
Come arrivano gli ordini delivery
Il cliente apre il tuo menu digitale dal browser del telefono (nessuna app da scaricare), sceglie i piatti, inserisce nome, telefono, indirizzo di consegna e gli altri dati che hai chiesto nel modulo, sceglie data e ora di consegna tra le fasce orarie disponibili e invia l'ordine. Tu ricevi il nuovo ordine sul gestionale.
Per ogni nuovo ordine in arrivo puoi essere avvisato su quattro canali indipendenti:
| Canale | Cosa fa |
|---|---|
| Notifica Gestionale Se hai il gestionale aperto, suona un campanello e in alto a destra compare un riquadro con l'anteprima dell'ordine. Il pallino rosso sulla campanella in barra superiore si aggiorna ogni 15 secondi. | Avviso istantaneo a schermo |
| Notifica Email Una email con il riepilogo dell'ordine arriva all'indirizzo del tuo account. | Avviso permanente in casella |
| Notifica Mobile Un messaggio sul tuo telefono via WhatsApp, SMS o Telegram (scegli tu il canale). Include nominativo, telefono, indirizzo di consegna, totale e voci dell'ordine. | Avviso utile fuori dal locale |
| Notifica Browser (Web Push) Notifica push del browser anche quando il gestionale non è in primo piano o è chiuso. Va attivata una volta sola dal browser. | Avviso sempre attivo |
Tutto questo si configura una volta sola nelle Impostazioni del gestionale.
Quando l'ordine compare in lista
Il momento in cui l'ordine appare nella pagina Delivery dipende dal metodo di pagamento scelto dal cliente:
- Pagamento alla consegna (contanti, POS al rider) o pagamento online "da approvare": l'ordine compare subito in lista con stato In attesa e parte subito anche la notifica. Lo lavori normalmente.
- Pagamento online "automatico" (carta, Stripe): l'ordine resta nascosto finché il cliente non completa il pagamento. Appena il pagamento è confermato, l'ordine compare in lista già con stato Pagato e tu vieni avvisato.
Questa differenza serve a non far entrare in cucina ordini per cui il cliente potrebbe ancora abbandonare il pagamento. Ne parliamo di nuovo più avanti, alla sezione Gli stati di un ordine.
La pagina Ordini con Delivery
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Apri il menu laterale del gestionale e clicca Ordini.
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Dal sottomenu clicca Delivery.
La pagina Ordini con Delivery: ogni riga mostra data e ora di consegna, totale e stato dell'ordine. -
Da qui vedi tutti gli ordini di consegna ricevuti, in ordine dal più recente al più vecchio.
Colonne della lista
Ogni riga è un ordine. Le colonne sono pensate per farti capire a colpo d'occhio cosa sta succedendo:
| Colonna | Cosa mostra |
|---|---|
| Ordine ID Il numero progressivo dell'ordine, utile come riferimento col cliente. | Numero ordine |
| Data Creazione Quando il cliente ha inviato l'ordine (data + orario). | Quando è arrivato |
| Totale L'importo totale dell'ordine, costo consegna compreso. In fondo alla tabella trovi il totale complessivo di tutti gli ordini visibili. | Quanto incassi |
| Data Consegna Il giorno scelto dal cliente per ricevere la consegna. | Quando consegnare |
| Ora Consegna L'orario della fascia di consegna scelta dal cliente. | A che ora consegnare |
| Conto Se l'ordine ha un conto associato (pagamento online), trovi un link al conto. Altrimenti un trattino. | Collegamento al conto |
| Stato Il pallino colorato che dice subito a che punto è l'ordine: giallo = in attesa, verde = confermato o pagato, rosso = annullato. | A che punto è |
| Azioni | Visualizza, gestisci, stampa, condividi, elimina |
Ricerca e filtri
In cima alla lista hai due strumenti:
- Filtro Data Consegna: scegli una data dal calendario e la lista mostra solo gli ordini con consegna in quel giorno. Utile per organizzare la giornata o ricostruire una giornata passata.
- Ricerca: scrivi qualunque cosa (numero ordine, nome cliente, telefono, CAP, indirizzo, totale) e la lista si filtra in tempo reale.
Gli stati di un ordine
Ogni ordine ha uno stato che racconta a che punto è. Per il delivery gli stati possibili sono quattro:
| Stato | Cosa significa |
|---|---|
| In attesa Pallino giallo. Stato di default appena l'ordine arriva. La cucina lo ha visto ma non è ancora confermato. | Da lavorare |
| Confermato Pallino verde. Hai preso in carico l'ordine, la preparazione è partita o la consegna è in corso. | In lavorazione |
| Pagato Pallino verde. L'ordine è stato pagato (online o alla consegna, dipende dal metodo). Si usa anche come "chiuso e incassato". | Chiuso e incassato |
| Annullato Pallino rosso. L'ordine non sarà evaso. Usalo quando il cliente disdice, non risponde, l'indirizzo è fuori zona, o decidi tu di rifiutarlo. | Non sarà evaso |
Pagamento automatico o da approvare
Quando attivi il pagamento online sul delivery in Impostazioni > Conto e Pagamento, scegli tra due flussi diversi. Cambiano come arrivano e si comportano gli ordini pagati con Stripe.
Pagamento automatico
Il cliente paga subito, prima ancora che l'ordine arrivi a te. Se non paga, l'ordine non parte: non lo vedi mai in elenco. Se paga, l'ordine appare già con stato Pagato e ti arrivano tutte le notifiche, inclusa la stampa cloud automatica per la cucina.
È la modalità più comoda per te: o l'ordine è pagato, o non c'è.
Pagamento da approvare
L'ordine arriva subito nell'elenco con stato In attesa, anche se il cliente non ha ancora pagato. Tu lo controlli, decidi se accettarlo, e quando lo confermi puoi inviare il link di pagamento al cliente con un bottone dedicato.
È utile se vuoi tenere il controllo prima di addebitare la carta del cliente (per esempio per verificare che l'indirizzo sia nella tua zona di consegna).
In questo caso, dentro la modale Gestisci Ordine, quando porti lo stato su Confermato compare un bottone in più:
- Aggiorna ordine: salva e basta, manda al cliente un'email con l'aggiornamento dello stato.
- Aggiorna e Invia conto: salva e in più manda al cliente il link di pagamento online sul suo numero WhatsApp.
Visualizzare un ordine
Per leggere un ordine senza modificarlo, clicca l'icona della lente nella colonna Azioni. Si apre una finestra di sola lettura con tutto il contenuto.
La finestra è divisa in tre tab:
Tab Ordine
L'elenco completo dei piatti raggruppati per categoria, con:
- Quantità e prezzo per ogni piatto.
- Eventuali personalizzazioni del piatto (ingredienti aggiunti o tolti) e la nota cliente lasciata sul singolo piatto (per esempio "senza cipolla", "ben cotta").
- Subtotale dei piatti.
- Servizi aggiuntivi se attivi (coperto, costi extra per persona o per ordine).
- Sconto se applicato (in importo o percentuale).
- Costo Consegna: la cifra che il cliente ha pagato per la consegna in base al CAP o alla tariffa globale.
- Totale complessivo.
Tab Dati Cliente
Tutto quello che serve per consegnare l'ordine:
- Nominativo, Telefono (cliccabile per chiamare), Email, Codice Fiscale (se richiesto nel modulo).
- Indirizzo: l'indirizzo completo di consegna, con un link a Google Maps già pronto per le indicazioni stradali. Cliccaci sopra dal telefono per partire con la navigazione.
- CAP e Città della consegna.
- Campo Jolly: il campo libero personalizzabile che usi tipicamente per citofono, scala/interno, "lasciare davanti alla porta" o altre istruzioni di consegna. Il nome del campo lo decidi tu dalle Stringhe di testo.
- Metodo di Pagamento: come pagherà il cliente (Online, Alla consegna, ecc.).
Tab Note
- Messaggio dal Cliente: la nota libera che il cliente ha lasciato al momento dell'invio dell'ordine (allergie, preferenze, richieste particolari).
- Nota del Gestore: una nota interna che puoi scrivere tu, visibile solo allo staff. Utile per tracciare informazioni come "rider partito ora", "chiamato due volte, non risponde", "consegnato in portineria", e così via.
Gestire e modificare un ordine
Per cambiare qualcosa nell'ordine (stato, piatti, totale, sconto, nota, data/ora di consegna) clicca l'icona dell'ingranaggio nella colonna Azioni. Si apre la finestra di gestione.
Cosa puoi fare in questa finestra:
| Cosa | Come |
|---|---|
| Cambiare lo stato I quattro radio in alto: In attesa, Confermato, Pagato, Annullato. Scegli il nuovo stato. | Clicca il radio dello stato |
| Modificare il Totale Il campo Totale è editabile a mano. Lo aggiorna anche da solo se aggiungi o togli piatti. | Scrivi il nuovo importo |
| Cambiare Data Consegna e Ora Consegna Calendario per la data, elenco a tendina con slot di 15 minuti per l'orario. | Cambia il campo |
| Aggiungere o togliere piatti Pulsanti + e - accanto a ciascun piatto per cambiare la quantità. Per inserire un piatto nuovo c'è un elenco a tendina Aggiungi Prodotto con tutto il menu. | Clicca + o - sui piatti |
| Gestire Servizi Aggiuntivi Modifica costo, rimuovi una voce, oppure reimposta i servizi globali con un clic. | Modifica le voci |
| Applicare uno Sconto In importo fisso oppure in percentuale. Lo sconto si vede subito nel totale ricalcolato. | Inserisci sconto e tipo |
| Scrivere una Nota Gestore Una nota interna visibile solo a te e allo staff (non al cliente). | Compila la nota |
Il Costo Consegna è sempre mostrato ma è in sola lettura: è "fotografato" al momento in cui il cliente ha inviato l'ordine, così i conti restano coerenti anche se in futuro cambi la tariffa.
Salvare le modifiche
Quando hai finito, hai uno o due bottoni in fondo:
- Aggiorna ordine (sempre presente): salva le modifiche e chiude la finestra.
- Aggiorna e Invia conto (solo se il metodo di pagamento è Online e hai impostato lo stato su Confermato): salva e in più invia al cliente il link di pagamento via WhatsApp, così il cliente può pagare comodamente dal telefono.
Stampare un ordine
Dalla colonna Azioni puoi stampare l'ordine in tre modi diversi. Quale ti compare dipende dalla stampante che hai configurato.
Il classico scontrino da 80 mm per cucina e bancone. Cliccando l'icona della stampante e poi Stampante Termica (80mm) si apre un PDF che parte in auto-stampa. Lo scontrino delivery riporta in alto: numero ordine e stato, indirizzo, CAP e città di consegna, nominativo, telefono, email, metodo di pagamento e il Campo Jolly (citofono, scala...). A seguire i piatti per categoria con eventuali personalizzazioni e note, subtotale, servizi, sconto, Costo Consegna e Totale.
PDF in formato A4, utile se non hai una termica o ti serve un foglio leggibile da archiviare. Stessa logica della termica, su due pagine: la prima con la comanda (piatti per categoria, subtotale, servizi, costo consegna, totale), la seconda dedicata ai dati per la consegna (cliente, indirizzo, CAP, città, data e ora di consegna, pagamento, eventuale messaggio del cliente e nota del gestore).
Se hai collegato una stampante cloud SUNMI e hai abilitato la zona Delivery nelle Impostazioni di stampa, succedono due cose:
- Stampa automatica all'arrivo: ogni nuovo ordine delivery viene stampato in cucina da solo, senza che tu debba fare nulla. Lo scontrino esce con QR code finale per consultare l'ordine completo dal telefono.
- Pulsante "Stampa Ordine": dalla finestra di gestione/visualizzazione puoi sempre ristampare l'ordine cloud su richiesta, per esempio se serve una copia per il rider o se la prima si è strappata.
In tutti e tre i formati ritrovi sempre, a colpo d'occhio per il rider: indirizzo completo + CAP + città, data e ora di consegna, il Campo Jolly col citofono o le istruzioni speciali, e il costo consegna prima del totale.
Condividere un ordine con il cliente
Se il cliente ti scrive "puoi mandarmi il riepilogo di quello che ho ordinato?", clicca l'icona di condivisione nella colonna Azioni e scegli WhatsApp o Telegram: il gestionale apre una chat già pronta con un link pubblico all'ordine che il cliente può aprire dal telefono senza bisogno di accedere a nulla.
La pagina pubblica mostra al cliente tutto il riepilogo dell'ordine (piatti, totale, indirizzo, ora di consegna, metodo di pagamento) ma non i tuoi dati interni come la Nota Gestore.
Eliminare un ordine
Se hai bisogno di eliminare definitivamente un ordine dalla lista, clicca l'icona del cestino rosso. Comparirà una conferma.
Se l'ordine ha un pagamento online in corso (Stripe in attesa di conferma), il gestionale blocca l'eliminazione per evitare incassi orfani. Aspetta che il pagamento si concluda (o vada a buon fine, o si annulli) e riprova.
Le notifiche degli ordini
Quando arriva un ordine con delivery, il gestionale avvisa sia te che il cliente. Tu ricevi le notifiche sui canali che hai attivato, il cliente riceve sempre un'email di conferma.
A te (gestore)
| Canale | Quando arriva |
|---|---|
| Email al tuo indirizzo Sempre, se l'email è tra i canali attivi per il delivery. | All'arrivo di ogni nuovo ordine. |
| WhatsApp / SMS / Telegram sul tuo cellulare Scegli quale dei tre nelle impostazioni notifiche. | All'arrivo di ogni nuovo ordine. |
| Campanella nel gestionale L'icona in alto a destra che lampeggia con il pallino rosso. | All'arrivo, con link diretto all'ordine. |
| Notifica push del browser Se hai attivato le push, il browser ti avvisa anche se hai il gestionale in un'altra scheda. | All'arrivo, anche se la pagina degli ordini non è aperta. |
Per ordini con pagamento online in modalità automatica, queste notifiche partono dopo che il cliente ha effettivamente pagato (per non avvisarti di ordini che potrebbero non essere mai completati).
Al cliente
- Email di conferma all'arrivo dell'ordine, con il riepilogo di prodotti, totale, indirizzo e orario di consegna.
- Email di aggiornamento ogni volta che cambi qualcosa con il bottone Aggiorna ordine (cambi di stato, modifiche al totale, note).
- Messaggio WhatsApp con il link di pagamento quando usi il bottone Aggiorna e Invia conto per gli ordini con pagamento online da approvare.
Il conto collegato all'ordine
La colonna Conto dell'elenco mostra, per ogni ordine, un link al numero del conto collegato (se esiste). Cliccandolo vai direttamente alla pagina Conti e Pagamenti filtrata su quel conto. Per il delivery il conto viene creato in automatico quando l'ordine è con pagamento online.
Il conto è la registrazione contabile dell'ordine ed è cosa diversa dall'ordine in sé:
- Lo stato dell'ordine è quello che vedi in questa sezione (In attesa, Confermato, Pagato, Annullato): racconta a che punto è la lavorazione.
- Lo stato del conto è in Conti e Pagamenti (Da pagare, Pagato, Fallito, Rimborsato, Annullato): racconta a che punto è il pagamento.
I due stati sono allineati nella maggior parte dei casi (se l'ordine è Pagato, il conto è Pagato). Ma per casi particolari come rimborsi o dispute Stripe, lo stato del conto è più dettagliato.
Tips e buone pratiche
Vedi anche
Domande frequenti
Perché un ordine online non mi compare nella lista?
L'ordine con pagamento online automatico compare solo dopo che il pagamento del cliente è andato a buon fine. Se il cliente ha chiuso il browser prima di completare la carta, l'ordine non arriva mai sul tuo gestionale: è voluto, evita di mandare in cucina ordini non pagati. Se invece il pagamento è andato a buon fine, l'ordine ti appare in lista già come Pagato.
Che differenza c'è tra pagamento online e pagamento alla consegna?
Con pagamento online il cliente paga subito con carta dal telefono e tu ricevi l'incasso su Stripe. L'ordine ti arriva già "Pagato" quando il flusso è automatico, oppure in In attesa con link di pagamento se hai scelto il flusso "da approvare". Con pagamento alla consegna il cliente paga il rider (contanti o POS) e l'ordine arriva subito in lista come In attesa: dopo che hai incassato lo porti tu su Pagato.
Se modifico un ordine, il cliente lo viene a sapere?
Sì. Ogni volta che clicchi Aggiorna ordine parte un'email automatica al cliente con il riepilogo aggiornato. Se vuoi annotarti qualcosa senza avvisare il cliente, usa il campo Nota Gestore: è interno e non genera notifiche.
Posso stampare l'ordine in modo automatico appena arriva?
Sì, se hai una stampante cloud SUNMI collegata e attivi la zona Delivery nelle impostazioni di stampa, ogni nuovo ordine delivery viene stampato in cucina da solo, senza che tu debba fare nulla. Con stampante termica o A4 collegata via PDF la stampa parte invece dal pulsante "Stampa Ordine".
Dove vedo il citofono o le istruzioni speciali di consegna?
Stanno nel campo chiamato Campo Jolly della tab "Dati Cliente": è il campo libero personalizzabile che tipicamente rinomini in "Citofono", "Scala/Interno" o "Note consegna" dalle Stringhe di testo. Compare anche sullo scontrino di stampa per il rider.
Devo per forza avere uno smartphone collegato per gestire il delivery?
No. Tutto si fa dal gestionale, anche da computer. La notifica mobile (WhatsApp, SMS, Telegram) è solo un avviso comodo per quando sei fuori dal locale: puoi tranquillamente lavorare solo da gestionale aperto, con la Notifica Gestionale (campanella + suono) che ti avvisa di ogni ordine in arrivo.